Визуализация на стратегических сессиях: просто картинки или вовлекающая метафора?

Когда в последний раз вы бывали на стратегических сессиях? Что запомнилось вам из этого процесса? Как работали в группе? Как генерировали идеи? Как назначали ответственных?

Автор статьи: Ульяна Бурча — Бизнес-тренер, визуальный фасилитатор Educay

Чаще всего, задавая подобные вопросы сотрудникам разных компаний и грейдов, я слышу примерно одинаковый ответ: «Ну что-то мы придумывали, потом расписали шаги и выбрали лидеров. А, ещё выступление директора по-моему было».

Интересно, таких ли результатов хотели добиться руководители, инициируя проведение стратегической сессии? Очень сомневаюсь.

Прежде, чем рассматривать тему визуализации в стратегических сессиях, давайте разберемся, что понимать под самой сессией.

Это командный процесс, направленный на формирование плана действий в определенной ситуации, вне зависимости от того, влияние ли это внешних обстоятельств, реструктуризация ли компании, необходимость формирования новой стратегии или смена руководства.

При подготовке к сессии мы помним, что изменение привычных процессов всегда отражается на работе компании. Чтобы выработать эти новые процессы и новый путь, важно встретиться с командой и с их помощью создать общее видение развития компании.

Это важный процесс. Для некоторых компаний ключевой! Ведь именно от того, насколько глубоко погрузятся участники в проблему, насколько широко смогут заглянуть «за горизонт», зависит то, куда и как будет двигаться компания.

И вот, представьте, после мероприятия участники вспоминают, что «мы что-то генерили, кого-то назначали ответственным». Особенно печально, когда через год на вопрос, что изменилось, участники говорят, что особо ничего, или пожимают плечами.

И это не исключение, к сожалению, такое встречается часто.

Почему так происходит? Причин много — начиная от дизайна сессии, заканчивая профессионализмом ведущего и готовности команды к изменениям.

Одной из ключевых причин, почему участники не запоминают, о чем конкретно шла речь на мероприятии — отсутствие визуализации.

Визуализация — это инструмент, позволяющий вовлечь участников в процесс и сделать сессию и полезной, и запоминающейся.

Это может быть визуализация группового процесса, создание метафоры и фиксация результатов совместной работы.

Давайте разберем как это работает на примере:

Представьте, что в точке отправления ваша команда — это самолет, а сотрудники — члены экипажа.

Кто чем занимается?

Как распределяются задачи?

Куда вы летите?

Что делаете в случае турбулентности?

Как взаимодействуете с клиентами (пассажирами) выглядит?

И вот, группа уже генерит идеи по улучшению процесса из новых ролей, тем самым, позволяя себе креативить и нестандартно мыслить. Это первое преимущество визуализации — позволяет легко входить в роль и переключаться в метафору.

В какой-то момент команда понимает, что мощности самолета для их грандиозных планов вряд ли хватит. И решает… пересесть на ракету. Это новая точка Б, цель, к которой хочется стремиться. Что отличает ракету от самолета? Скорость! За счет чего этой скорости можно добиться? За счет оптимизации процессов, за счет диджитализации определенных направлений, за счёт повышения зрелости команды. Ведь пилотов сильно больше, чем космонавтов — там совсем другая подготовка!

И это второе преимущество визуализации — облегчает процесс создания идей, потому что на конкретных объектах, которые каждый может представить, намного проще формулировать различия, зоны роста и варианты для улучшения процессов и услуг.

А потом команда фиксирует в специальных шаблонах каждый шаг и каждое действие, которое позволит перестроить самолет в ракету. И это третье преимущество визуализации — позволяет увидеть всю картину целиком, в одном месте, потому что вся работа фиксируется на большом визуальном полотне и к наработкам всегда можно вернуться в процессе.

И когда через год я спрошу сотрудников: «Что вы помните о стратегической сессии?» Они точно скажут, что искали способы ускорить самолет, распределяли роли экипажа и корректировали маршрутную карту. Образ всегда якорит процесс. Метафора самолета тянет за собой всё, что происходило вокруг. И это четвертое преимущество визуализации — помогает запомнить последовательность действий и результат работы.

А пятое преимущество — это эстетически красиво. Это не только формирует ощущение «заботы и неравнодушия», но и включает участников в «игру» с первых секунд появления в зале. «А что это? Для чего интересно?» — и вот они уже нет шанса отвлечься на личные дела и рабочие вопросы. Да и как отвлечься, если ты в самолете?!

Именно поэтому, визуализация на стратегической сессии — это не просто картинки. Это целая метафора, которая определяет групповые процессы, типы активностей и форматы проведения упражнений.

Это целостный образ, который постепенно участники наполняют своими смыслами и ключевыми понятиями. Образ, который хранится в памяти сотрудников и висит в кабинете руководителя. Это, кстати, ещё одно (уже шестое!) преимущество — всё, что создала группа, можно потом разместить в компании и периодически отмечать изменения, дорабатывать конструкцию и вносить визуальные же правки!

Визуализация любого процесса сильно прокачивает его эффективность, но в стратегической сессии это особенно важно.

Уверена, что вы сейчас вдохновились и решили в следующий раз на сессии использовать услуги визуального фасилитатора!

Что важно помнить при выборе партнера:

1. Ознакомиться с портфолио, посмотреть, что и для кого визуализировали (обычно информация со стратегических сессий — конфиденциальная информация, но общую метафору вы точно сможете увидеть). Обращаем внимание на то, как это выглядит и что именно отражено на полотне.

2. Уточнить профиль визуализатора. Бывают визуализаторы — художники, они нарисуют очень красиво с тенями и полутенями, но могут потерять важные мысли, не зафиксировать тезисы. Наилучший вариант — подбор визуального фасилитатора (человека, который знает принципы проведения сессий, сам их конструировал и возможно проводил) — он не только зафиксирует процесс красиво, но он также обязательно заберет все важные детали.

3. Обратите внимание при личной встрече, выясняет ли визуализатор механику групповой работы, спрашивает ли, сколько будет длиться обсуждение, сколько команд работают одновременно и т. д. Хороший признак, если такие вопросы звучат. Это значит, что визуализатор составляет в голове план, как он сможет получить ту или иную информацию, и как он визуально её зафиксирует. Если таких вопросов не прозвучало — будьте готовы к форс-мажорам на площадке.

4. Идеально, если ведущий сессии и визуализатор работают в связке. Тогда вам вообще не нужно будет задавать никаких вопросов, только согласовать предложенный вариант визуализации процессов и внести корректировки, если потребуется.

5. При беседе с визуализатором до начала мероприятия попросите черновик/ набросок того визуального полотна, который получится финально.

6. Уточните, на чем будет работать визуализатор (если он сам про это не сказал). Есть несколько видов полотен — от листов флипчарта до толстого пенокартона. Каждый из них хорош в разных ситуациях. Если нужно перевозить полотно (в другой город/ за много километров), возможно бумажный вариант будет оптимальным. Если хочется после сессии разместить это полотно в офисе — пенокартон лучше подойдет и сохранит информацию в первозданном виде.

7. Уточните, включена ли стоимость материалов, с которыми будет работать визуализатор в общий счет или же он позже выставит это отдельно, т.к. некоторые закладывают стоимость материалов, а кто-то дополнительно выставляют их после работы.

8. Проясните, где заканчивается работа визуализатора. Он только фиксирует всё маркерами на полотне и на этом заканчивает работу. Или после сессии высылает вам фотографии визуализации в хорошем качестве и переводит информацию в печатный вид (таблица или презентация).

Это ключевые пункты для предметной беседы с будущим визуализатором вашей сессии. Я собрала его в виде чек-листа, чтобы у вас эта информация была под рукой. Не зря же мы с вами тут тему визуализации подняли.

Если вам уже хочется посмотреть, как это работает в команде с профессионалами, то вы всегда можете обратиться к нашей команде Educay. Мы не только качественно визуализируем процессы, мы также проводим стратегические сессии с опорой на тренды!