Ассистент — это зеркало руководителя. Вы должны синхронизироваться друг с другом на 95 процентов

Наша героиня работает ассистентом удаленно, находясь в декрете. Как она все успевает? Как нашла подход к руководителю-женщине? Какие качества помогают ей держаться на одной волне с руководителем и не конфликтовать? На эти и другие вопросы ответила личный ассистент Анастасия АСТАФЬЕВА.

Анастасия, почему Вы решили стать ассистентом?

— В ассистирование я пришла давно. Так сложилось, что каждый руководитель видел во мне очень ответственного и исполнительного человека, которому можно доверять. Я начала свой путь с должности менеджера по продажам, затем стала заместителем руководителя отдела продаж, но около 85 процентов моей работы было ассистирование. Со временем я поняла, что мне нравится быть полноценным ассистентом, и при новом поиске работы смотрела только такие вакансии.

Вы стали ассистентом в период пандемии, находясь в декрете. Сложно было найти удаленную работу?

— Наоборот, на рынке труда с наступлением пандемии стало гораздо проще найти работу — практически все компании перешли на онлайн-режим. Работа есть, было бы желание ее найти. До этого я работала в крупной международной компании HR-специалистом. Проводила собеседования, отбирала кандидатов и проводила другие мероприятия для поиска и подбора персонала. И да, также выполняла обязанности ассистента.

Дайте совет нашим читателям, как организовать рабочее место удаленно, чтобы эффективно работать.

— Тут я не советчик, признаюсь честно. Часто работаю на коленке, причем в прямом смысле слова — но от этого моя эффективность не страдает. Важно уметь правильно расставлять приоритеты. Если сроки позволяют, можно работать, когда ребенок спит. Я часто работаю ночью. Завариваю вкусный чай, включаю ноутбук и работаю в свое удовольствие. Если задача срочная, могу ее выполнить со смартфона.

Что для Вас важно во взаимоотношениях с руководителем?

— Для меня важно быть на одной волне с руководителем, особенно в должности ассистента. Ассистент — это зеркало руководителя. Вы должны синхронизироваться друг с другом на 95 процентов. Для этого нужно максимально погрузиться в сферу деятельности руководителя, а также в его личную жизнь, если работа подразумевает личные поручения. Еще на собеседовании мы с Лилией поняли, что мы друг другу подходим. Как-то сразу наладили датчик синхронизации.

Какие качества помогают Вам быть на одной волне с руководителем и не конфликтовать?

— Я вообще не конфликтный человек, умею сглаживать углы. Но и ситуаций таких не было, чтобы возникали конфликты. Нужно уметь принимать обратную связь и быть гибким, чтобы оперативно подстроиться под запросы начальника. Эффективно взаимодействовать с руководителем мне помогают эмпатия, способность справляться с негативными эмоциями и вдохновлять других. А еще я умею адаптироваться к новым условиям и вовлекать коллег в процесс изменений.

Чему Вы научились у своего руководителя? А чему, как думаете, она научилась у Вас?

— Я вдохновляюсь Лилией. Это человек с огромной энергетикой — она буквально заряжает на продуктивность. Мне очень близка ее позиция и стиль руководства. Если в будущем я решу для себя быть руководителем — точно буду следовать ее принципам работы. Лилия умеет масштабировать планы, мотивировать команду и всегда дает обратную связь. Насчет того, чему мой босс научилась у меня — сложно сказать. Но недавно я узнала, что она невероятно рада высокой скорости моей работы.

Анастасия, расскажите, есть ли разница в работе с начальником-мужчиной и начальником-женщиной?

— Конечно. Мужчины-начальники чаще всего доминантны и хотят от помощника именно подчинения. Если у ассистента есть какие-то мысли о развитии или предложения о росте компании, скорее всего, эти идеи мужчина-начальник не примет во внимание. У нас как-то заведено, что мужчина это глава — семьи или компании. Хотя, конечно же, есть исключения.

В работе с женщиной-начальником ассистент может быть наравне — как в профессиональном, так и в эмоциональном плане. Женщина-руководитель, как правило, более эмпатична, и ей важно общее настроение команды и каждого сотрудника. Если, например, я сижу на онлайн-конференции с уставшим видом, руководитель всегда спросит тет-а-тет, все ли у меня в порядке.

Я стараюсь максимально угодить руководителю, когда выполняю личные поручения: подобрать стилиста, заказать цветы и т. д. Также я всегда оцениваю физическое состояние босса в разные дни, ее нагрузку и объемы работ — стараюсь максимально ее разгрузить.

Какие используете фишки в работе?

— Важно всегда уметь держать все вопросы, планы и цели под контролем. Хорошо, если в голове, лучше — когда еще и в ежедневнике. Старайтесь записывать все мысли начальника, даже если он просто говорит невзначай. Часто руководители забывают, что говорили о каких-то планах, и будут безумно благодарны за ваши напоминания. Не так давно мы подключили умный сервис-календарь Calendly — благодаря ему клиенты сами могут записываться к руководителю. Это облегчило мне задачи по календарю и позволило уделять больше времени другим обязанностям.

Анастасия, кто Вы по образованию? Как оно помогает Вам в работе?

— По образованию я журналист, и я всегда могу найти выход из сложившейся ситуации — журналистский дух авантюризма мне присущ. В работе ассистента это очень важно. Еще я иногда помогаю руководителю писать тексты.

Какой совет дадите читателям?

— Развивайтесь! Изучайте разные сферы. Так вы сможете быть интересным собеседником, как минимум, и иметь хорошую должность с отличной зарплатой.